Es importante que un correo electrónico de agradecimiento tenga las palabras justas para la ocasión y se envíe a la brevedad de la situación que uno quiera destacar en él. Dependiendo del motivo puede enviarse al correo empresarial o personalmente para alguno de los encargados de recursos humanos.
El correo postal ya quedó como un sistema antiguo de intercambio de mensajes entre candidatos o trabajadores y las empresas.
El correo electrónico hoy por hoy es el mejor medio de comunicación para mantener vínculos entre ellos e incluso acelera los tiempos gracias a las respuestas instantáneas. Si un mail agiliza los tiempos de trabajo, no se imaginan cuánto puede acelerar los intercambios profesionales.
Un correo electrónico agradeciendo por alguna situación también puede marcar la diferencia frente a otros candidatos o postulantes y con ello significar un plus a la hora de conseguir un trabajo o un cliente.
Cualquiera sea el motivo para destacar en el mail es una tarea que muy pocos profesionales se toman el trabajo de hacer y que significa un elemento diferenciador. Además, es muy buen visto por colegas, trabajadores de otras áreas y profesionales de recursos humanos puesto que en el global siempre son más los correos o cartas que hablan de solicitudes o favores que los de agradecimiento.
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Claramente la instantaneidad de internet hace que enviar un mail de gratitud sea mucho más sencillo y rápido que utilizar el tradicional correo postal que demora poco más de tres días (en el mejor de los casos) en enviar un documento. Actualmente casi todos tienen acceso a internet desde sus teléfonos móviles, eso quiere decir que el mensaje será casi de vista instantánea en el momento que sea enviado.
¿En qué circunstancias del mundo laboral se puede enviar un correo de agradecimiento?
Siempre es una buena oportunidad para destacar entre colegas o reclutadores de recursos humanos y mostrarse cordial dentro del mundo laboral.
Por ejemplo, cuando uno está en búsqueda de trabajo, el enviar correos de agradecimiento a las empresas luego de entrevistas deja las puertas abiertas para futuros proyectos por más que no seamos elegidos. Asimismo fortalecen el vínculo con colegas y profesionales de otras disciplinas que nos brindaron apoyo y recomendación.
Un correo electrónico de agradecimiento puede enviarse en las siguientes circunstancias:
- Por el trabajo de un colega en beneficio de un proyecto propio: se debe destacar la colaboración desinteresada a favor de un objetivo sumamente personal
- Tras una entrevista laboral: haciendo referencia al tiempo brindado por el especialista de selección
- Por la asistencia de colegas a eventos organizados por tí: nuevamente el tiempo que dedicaron a la asistencia es un elemento a destacar
- Por favores profesionales: si algún colega te recomienda en una empresa o te habla de una vacante de trabajo que vio para ti es sumamente valioso.
- Al momento de dejar una empresa: es sumamente importante realizar un correo electrónico de agradecimiento a quien fue tu jefe y al personal de recursos humanos de la empresa destacando todo lo aprendido allí y lo valioso de la experiencia laboral. Esta actitud también te permitirá dejar abiertas las puertas para oportunidades futuras.
- Un buen correo electrónico de agradecimiento debe estar encabezado por el nombre del receptor (Estimado José, por ejemplo), seguido por el mensaje de agradecimiento mencionando el por qué, una breve conclusión quedando a disposición de parte del emisor, una despedida y la firma. La manera en la que esté redactado también dependerá del carácter de la relación que mantengas con el receptor del mail que puede ser más formal o informal.
- En el caso particular de un email de agradecimiento por una entrevista laboral, siempre se debe tener en cuenta que más allá que se realice una reiteración de la postulación, la meta principal es dar las gracias.
Una buena estructura para un email de agradecimiento por una entrevista laboral podría ser la siguiente:
Estimado xxxx:
Le escribo este correo para agradecerle su tiempo para entrevistarme en el marco de mi candidatura como xxxxx a la empresa de la que forma parte como especialista en recursos humanos.
Realmente aprecio el espacio y el aprendizaje sobre la corporación. Me gustaría reiterar mis deseos de formar parte de la empresa y por ello permanezco a disposición para nuevos encuentros.
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Nuestros usuarios dicen:
Sin más y con total gratitud por la recepción de este correo electrónico, lo saludo atentamente.
Nombre del emisor
En el caso de un mail de agradecimiento al dejar una empresa se supone que el trato será un poco más informal (sin salir de lo serio) por los años de trabajo compartido.
Se puede usar el siguiente modelo:
Querido xxxxx:
Te escribo estas líneas para agradecerte la oportunidad que recibí de poder desarrollar mi tarea profesional en la sección que tienes a tu cargo en esta empresa. La experiencia sin dudas me ha permitido crecer como profesional y como persona, formando parte de un excelente grupo de trabajo.
A lo largo de este tiempo pude cumplir mis metas y formar parte de logros colectivos que me dieron orgullo. Sé que este cese de relaciones laborales con la empresa no significa el cese de la relación laboral que establecimos.
Con nuevos objetivos en vista, pero a la espera de nuevas oportunidades y proyectos laborales conjuntos, te saludo deseándote el mayor de los éxitos.
Atentamente
xxxxx
¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de enviar un correo electrónico de agradecimiento?
Hay algunas pautas que son comunes a todos los correos electrónicos de agradecimiento independientemente de la ocasión:
- El tiempo: se deben escribir lo antes posible después de transcurrido el hecho por el cual agradecemos. Si se realizó una convocatoria a colegas, se debe escribir un día después, por ejemplo. Es seguro que el correo electrónico de agradecimiento tome por sorpresa al destinatario y genere una reacción más que positiva.
- Si ha pasado algún tiempo puede que el receptor del correo necesite algún recordatorio de la situación por la que se le está agradeciendo, por ello es necesario contar con precisión el porqué.
- Hay que mantener una escritura breve y concisa que no demande demasiado tiempo de lectura. Asimismo, se debe procurar una excelente ortografía y redacción.
- El agradecimiento no debe sonar exagerado, pero sí debe ser sincero.
- Los correos electrónicos de agradecimiento se deben releer una y otra vez antes de ser enviados para evitar malos entendidos o frases fuera de lugar. Siempre debe ser profesional.
De más está decir que el correo electrónico debe ser enviado desde una cuenta que utilices de manera profesional.
Si estás dentro del mercado laboral se supone que ya dejaste atrás las cuentas con nombres adolescentes.
Si aún no cuentas con una casilla de mensajería, lo ideal es que tu dirección de correo electrónico sea tu nombre y apellido para ser fácilmente identificado y recordado.
Un mail de agradecimiento no deja de ser un mail de trabajo y debe seguir algunas reglas
Claramente no es lo mismo escribir un mail a un amigo que a un compañero de trabajo por más confianza que uno tenga. Con los correos de agradecimientos laborales sucede lo mismo: no dejan de ser correos que reflejan la imagen profesional del candidato. Por ello se deben seguir algunas pautas para que siempre se mantenga en los límites que creen una imagen positiva en la mente de los receptores.
En el caso de que se envíe un mail de agradecimiento a una persona que solo se conoce de manera virtual, la manera de escribirlo formará una determinada imagen del emisor. Esto está dentro de lo que los especialistas en recursos humanos llaman primera impresión. Si es un conocido, probablemente la manera de redactar refuerce o condicione la imagen que ya tienen de nosotros.
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La forma en la que es redactado un correo electrónico laboral puede, por ejemplo, demostrar si eres una persona con iniciativa o más bien pasiva y como es tu relación y comportamiento con los demás, incluso tu nivel de empatía (ponerse en el lugar del otro)
Otro dato a tener en cuenta es que el asunto es fundamental a la hora de redactar un correo: no puede estar vacío ni completado al que me importa. Si es un correo electrónico de agradecimiento debe especificarse en el asunto con esta palabra y por qué se agradece. Por ejemplo: “Agradecimiento por entrevista laboral para el puesto de cocinero”
Es común que se caiga la conexión de internet mientras escribimos un correo o accidentalmente presionemos un botón, por ello, los expertos recomiendan que primero se trabaje el cuerpo del mail en borrador y se relea las veces que sean necesarias, siendo el paso final la colocación de la dirección del destinatario y el envío.
Pensar en el destinatario siempre es fundamental
La persona a la que estás escribiendo tu mail probablemente sea un colega, un profesional de otra disciplina o un experto en recursos humanos a cargo de un proceso de selección. El mail se ha integrado a nuestra vida como la forma de comunicación más simple, rápida y accesible, como tal, todos recibimos decenas de correos al día y tus destinatarios no son la excepción. Es por ello que siempre debes pensar que tu mail debe ocupar un escaso tiempo de lectura entre todas sus actividades.
Escribir todo en mayúsculas es un error muy común. Pues las mayúsculas se interpretan como un grito dirigido al receptor, que se le está hablando en el tono incorrecto y se traduce en una falta de respeto. De igual manera no es recomendable mandar ningún tipo de archivos adjuntos, copias ocultas o sumar otros destinatarios en el mail: este debe ser personalizado para el receptor.
En este caso incorporar una firma automática no es una buena idea, pues le quitaría la personalización al mail. Tampoco es bueno enviar correos desde el móvil para este fin, pues podría aparecer el mensaje predeterminado que avisa que fue enviado desde un smartphone y también puede jugar una mala pasada el auto corrector. Usar emoticones, demasiados signos de exclamación o incluso la ironía o el doble sentido puede borrar con el codo todo el profesionalismo que se escribió con la mano. Claramente están prohibidos.
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