¿Cómo se pagan los viajes laborales?

¡Felicitaciones! Se ve que estás haciendo las cosas bien.

Es que si tu empresa te ha elegido para representarlos en otra ciudad es porque tienen mucha confianza en ti.

Lógicamente, con este tipo de responsabilidades nuevas es común que surjan dudas e inseguridades.

Especialmente respecto a las cuestiones económicas relativas a esta situación.

¿Cómo se pagan los viajes laborales? Los viajes laborales habitualmente se pagan como un día normal de trabajo siempre que las jornadas sean de la misma cantidad de horas y no incluya días festivos. La empresa le asignará una dieta o viáticos para gastos diarios al trabajador que le serán reintegrados al regresar.

En este artículo profundizaremos sobre cada uno de los puntos que hacen al pago de un viaje laboral.

Así que quédate tranquilo y prepárate para entender qué es todo lo que te corresponde.

¿El viaje laboral se paga como horas extra o como un día normal?

Esperamos no desilusionarte, pero lo más habitual es que la empresa pague los días de trabajo desde otra ciudad como un día normal.

Por supuesto que esto será así siempre y cuando tus actividades se den dentro de una jornada similar a la habitual. 

En el caso de que se te requieran jornadas extendidas o tareas en días festivos o feriados, correspondería que la compañía lo contemplara con una tarifa diferencial.

Este último no es siempre el caso. Es por eso que nuestra recomendación es que lo hables con tu jefe y dejes todo en claro antes de irte.

Por otro lado, si bien la remuneración la mayoría de las veces será la misma, trabajar lejos de casa te significará una serie de gastos por fuera de tu rutina que la empresa SÍ deberá reconocerte.

Más sobre esto luego.

¿La empresa debería bonificarme por enviarme a trabajar a otra ciudad?

Nuevamente esto dependerá entre empresas y entre trabajadores.

No sería descabellado que la empresa entregue un bono a los empleados que envíe a trabajar a otra ciudad. Especialmente si el destino no es atractivo o la carga laboral es pesada.

Más allá de esto, el simple desarraigo, o el hecho de alterar la rutina cotidiana del trabajador es una causa justa para una compensación extra.

Si bien no es obligatorio para la empresa, en muchos casos puede que se contemple y se premie este esfuerzo del empleado.

Puede también que la empresa considere el viaje en sí mismo un premio, especialmente si el destino es una ciudad interesante. Esto es una mala práctica ya que el interés es subjetivo, pero puede suceder y no hay mucho que hacer al respecto.

Nuevamente, la recomendación es dejar en claro todo antes de partir para evitar malos entendidos a futuro.

¿Desde qué momento se cuenta el inicio del viaje laboral?

El inicio del viaje se considera desde el embarque del trabajador. Es decir, el tiempo de viaje hasta llegar a destino cuenta como parte de la jornada de trabajo.

Claramente esto tendrá mayor o menor incidencia en las horas totales del viaje de trabajo en función al destino que se te asigne.

Es muy probable, además, que aproveches este tiempo de tránsito para preparar presentaciones o estudiar partes del negocio a efectuar en destino, entonces ¿Por qué no cobrarías por estos esfuerzos?

Es tu derecho reclamarlo.

¿Me corresponden viáticos o dietas en mi viaje laboral?

Por supuesto que te corresponderán viáticos o dietas en tu viaje laboral. Esto es fundamental, ya que, incurrirás en gastos que no tendrías si te hubieras quedado en tu casa.

Desde el hospedaje a las comidas a un taxi. Todo suma y si la empresa no lo reconociera, a la hora de cobrar tu sueldo y pagar las deudas podrías quedarte con las manos vacías.

Las dietas o viáticos son un factor clave para que discutas con tu jefe. Tómate el tiempo que sea necesario, estudia el destino y las actividades que tendrás que llevar a cabo.

Prepárate un presupuesto, aunque sea informal. Lo último que quieres es llevarte una sorpresa no grata a cientos de kilómetros de casa al pedir la cuenta en un restaurant.

¿Qué gastos cubre la empresa en un viaje laboral?

Los gastos más habituales que la empresa cubrirá en tu viaje laboral son:

• Transporte de larga distancia
• Seguro médico
• Hisopados o tests para enfermedades contagiosas
• Despacho de equipaje
• Visados
• Hospedaje
• Limpieza y lavandería
• Comidas
• Transportes locales
• Traducciones
• Gastos de internet o móvil

Si por la naturaleza de tu trabajo es fundamental que se cubra algún otro tipo de erogaciones, seguramente la empresa lo tenga en cuenta.

De no ser así, corresponderá que se lo hagas saber a quién organiza el viaje para no tener complicaciones cuando llegues a tu destino.

Gastos ocultos en un viaje laboral que la empresa no cubre

Seamos honestos: Muchas veces el destino de tu viaje laboral contará con atractivos que despertarán tu costado turista y terminarás gastando de más.

Estos gastos personales por supuesto que no serán cubiertos por tu empleador.

Una remera de la ciudad o un souvenir, un snack que no se consigue en tu pueblo o la visita a un museo que te interesa. Por más que conserves los recibos, la empresa se negará a reintegrártelo.

Es importante que conserves el profesionalismo y no te dejes llevar por las tentaciones locales. Si lo haces podrías estar arriesgando cualquier ganancia económica posible fruto de tu esfuerzo.

Montos habituales por día de viaje laboral según país

En los viajes laborales se estila darle al viajante un presupuesto diario para que pueda satisfacer sus necesidades.

Cabe destacar que este presupuesto tendrá que depender del destino que toque ya que, obviamente, el costo de vida no es el mismo en Tokio que en Montevideo.

Otra vez, estos montos habituales dependerán de cada empresa, cada país de origen, de destino y el cargo jerárquico que ocupe el empleado.

A modo referencial, sin embargo, lo siguiente sería algo razonable:

Destino	Monto habitual por día
Estados Unidos	u$d 100
Reino Unido	£ 100
Europa	€ 100
Latinoamérica	u$d 50
Resto del mundo	Entre u$d 50 y u$d 150 según costo de vida del país destino

Cabe destacar que, comúnmente, la empresa pretenderá que el empleado se haga cargo de sus gastos durante el viaje y luego le reintegrará según la tabla anterior una vez de regreso.

Puede que el reintegro se de con el pago del próximo salario. Es importante tener en cuenta esto para evitar problemas financieros a corto plazo.

Intenta averiguar cómo se maneja tu empresa al respecto antes de emprender tu viaje para no tener complicaciones luego.

¿Cómo le informo a la empresa mis gastos de viaje laboral?

Cada empresa tendrá un sistema preferido para determinar los montos a reintegrarle a los empleados. Especialmente las multinacionales, de seguro tengan todo un protocolo preparado.

Puede que se te indique que durante el viaje vayas enviando fotos de las facturas y recibos de pago de los bienes y servicios que consumas, o bien se te requiera que los conserves para rendirlos todos juntos cuando regreses.

En cualquier caso es importante que seas muy prolijo con los comprobantes de tus gastos.

La empresa se negará a reintegrarte todo aquello que no puedas documentar.

¿Qué sucede si gasto de más en mi viaje laboral?

Difícilmente la empresa acceda a cubrir gastos por sobre las dietas diarias normales.

En el caso de que se trate de una situación extraordinaria con efectos directamente aplicables al negocio, es posible que puedas defender un costo incurrido extra.

De todas formas, nuestra recomendación es que te mantengas religiosamente dentro del presupuesto pactado o bien estés preparado para soportar desde tu bolsillo cualquier desviación del mismo

¿Qué sucede si gasto de menos en mi viaje laboral?

Si gastas de menos en tu viaje laboral la empresa te dará una palmada en la espalda y te felicitará.

Es muy poco probable que se te reconozcan los viáticos diarios si no llegas a consumirlos.

Sé criterioso con tus consumos, no es un juego de optimización constante para alcanzar el máximo diario.

Sin embargo, si estás sobrado puedes darte un gustito en un restaurant más caro. Tranquilo, no le diremos a tu jefe.

¿Puedo negarme a un viaje laboral si no estoy conforme con la paga?

Por supuesto que puedes negarte, salvo que tu contrato de trabajo lo diga, cosa que es muy poco común, un trabajador no está obligado a aceptar participar de viajes laborales.

A pesar de esto, será importante que trabajes en los motivos de tu rechazo a esta oportunidad que tu jefe ha decidido confiarte y en cómo se lo comunicarás.