¿Qué hacer mi primer día como jefe? [Primera reunión]

¿Emoción al obtener el nombramiento, pero nervios cuando toca el primer día?

Es normal y es por eso que resulta tan importante saber qué es lo que se debe hacer el primer día como jefe.

Porque eres capaz de cometer más errores de los que seas tengas oportunidad de imaginarte.

Así que la concentración debería estar puesta en reflejar la mejor imagen posible para el equipo, pero también para quienes estén por encima de ti.

En tu primer día como jefe deberás comenzar por ordenar tus ideas. Luego esfuérzate por conocer a tu equipo. Prosigue dedicando tiempo a la definición de metas y objetivos. Hazte de la información relevante sobre los procesos activos actualmente. Enfócate en ejercer tu liderazgo de madera justa, clara y firme.

¿Fácil? Pues mucho depende del contexto en el que estés, pero tampoco es que se debería ver como una carrera hacia la horca porque al final quien tiene el dominio del equipo eres tú.

Así que mejor vamos a ponernos manos a la obra.

Aclarar la mente

El ser nombrado jefe es, sin lugar a dudas, el reconocimiento a todo el esfuerzo hecho durante el tiempo de servicio y eso es capaz de emocionar en exceso a cualquier persona.

También es importante destacar que ahora el sueldo será mucho mejor y seguro que ya estás pensando en algunos asuntos que querrás resolver con eso.

Pero lo más importante es centrarse en el aquí y el ahora y eso equivale a darse cuenta que ya no serás responsable solo de ti, sino de 5 o 10 (o hasta más) personas que conforman el equipo y de los resultados que este genere.

Serás, en lo sucesivo, una especie de modelo a seguir por el que se regirá el resto: si llegas tarde, ellos lo harán; si gritas, ellos estarán incómodos; entre otros.

Entonces, es necesario hacer un aclarado mental y tomar notas de una profunda reflexión interna sobre lo que quieres conseguir y lo que no quieres bajo ninguna circunstancia.

Nota que en ambos casos tu influencia es determinante, así que realiza este trabajo a conciencia.

Revisa bien las funciones de la unidad y de la empresa en general

Es un tema que aplica mucho más para quienes ingresan a la empresa con un cargo gerencial de forma directa, pero es necesario cambiar la visión que se tiene al pasar de un puesto más bajo a uno de dirección.

Esto se debe al hecho de que las funciones desempeñadas durante cargos más bajos quizás no ocupan la totalidad de asignaciones de la unidad. Veamos un ejemplo:

Imagina que las funciones administrativas de una unidad de recursos humanos se resumen en 3 vertientes:

1. La elaboración de las nóminas de pago y todo lo que tiene que ver a gastos directos de personal como el pago de horas extraordinarias, vacaciones, etc.
2. El reclutamiento, ingreso y capacitación del personal que incluye el proceso de entrevistas, cursos de iniciación laboral y de actualización profesional.
3. El control de los beneficios laborales, permisos médicos, permisos por maternidad, entre otros.

Si tú eres un trabajador de esta unidad, probablemente te dediques a una de las tres áreas, supongamos que elaboras y calculas nóminas.

Sin embargo, si eres nombrado jefe allí, ya no te ocuparás solo de eso sino que también tendrás que trabajar en función al reclutamiento, los beneficios y el resto de lo que se ha mencionado en los puntos 2 y 3.

Y bajo esta misma condición se establece cualquier otra oficina de una empresa.

Pero además hay que establecer una visión amplia de la empresa en general. Esto incluye los pasos para ejecutar cualquier actividad, el control del personal, las solicitudes, entre otros.

Este es un paso imprescindible para establecer metas y poder transmitirlas a tu equipo y no lo puedes hacer después, tienes que activarlo desde el primer día.

Plantea metas para ser comunicadas en la primera reunión

Una buena presentación de jefe debe marcar una ruta a seguir y esta ruta, lo más conveniente, es que se establezca desde el día uno.

Es necesario evitar parecer autoritario y dar a demostrar que tú sabes más que los demás.

Al contrario, lo ideal es conocer de qué manera el equipo cumple sus funciones y detectar aquellas que se podrían mejorar en función al cumplimiento de las metas.

Nota que sin metas, sin objetivos, cualquier gestión está condenada al fracaso.

Todo esto contribuirá, además, a mejorar el tema de la distribución de funciones.

Vamos, a casi nadie le gusta que le cambien la forma de hacer las cosas, pero si notan que se trata de un cambio favorable, lo recibirán con una sonrisa en el rostro.

Plantea una primera reunión, sé puntual y trabaja con la motivación

A raíz de la primera actividad (la reunión) es que se derivan las dos siguientes (puntualidad y motivación).

Entonces, si siempre eres puntual, en este día es indispensable que llegues mucho antes de la hora planteada. Se ve muy mal que un jefe llegue después de sus convocados y si es el primer día, todavía peor.

Por otro lado, tienes que preparar con antelación lo que le dirás ante tu nuevo equipo.

Este será un momento de alta importancia para conocerse (si estás ingresando a la empresa) o para reorganizarse (si ya formabas parte del equipo antes).

Durante el discurso debes exponer las metas, cómo piensas que sería factible que trabajara el equipo en lo sucesivo y siempre imprimir un alto nivel de motivación.

Después de eso, escúchalos porque a nadie le gusta ser ignorado.

Uno de los principales problemas que tienen los jefes en la actualidad es pensar de forma individual, pero en realidad de lo que se trata es de liderar un grupo de personas.

Y ser líder no es tarea sencilla, por eso hay que prepararse.

Al escuchar a los demás, tendrás más claridad para lo que vendrá a continuación así que no solo es complacerlos a ellos, sino que también prepararás un mejor camino para ti.

Solicita información sobre las actividades en ejecución y las pendientes

El primer día también será clave que te enteres de todo lo que la unidad está procesando y las actividades que están pendientes.

A través de esta investigación tendrás oportunidad de establecer prioridades, asignar responsabilidades y dar respuestas a tus superiores sobre lo que te corresponda.

Si ya lo estás pensando, la realidad es que sí, el primer día es de mucho trabajo y todavía falta.

Determina lo que se espera de ti en ese puesto

Después de haber pasado por todo el recorrido anterior, llega el momento de definir qué es lo que la unidad tiene que hacer con mayor importancia, con mediana importancia y con poca importancia.

Además, el permitir a los miembros del equipo expresarse, también facilitará la tarea de reunir información sobre cómo se manejan las cosas allí y la empresa en general.

Con el uso de ambas cosas, tendremos capacidad de diseñar un esquema sobre lo que los jefes esperan de ti.

Por supuesto, no será una información estática sino que se irá modificando a lo largo de los días, pero es mejor tener eso que caminar con ceguera.

Actitudes que se deben demostrar desde el primer día

La personalidad es un tema muy importante que se debe trabajar desde el primer día.

No significa, bajo ninguna circunstancia, aparentar ser algo que no somos porque se notará más adelante, sino establecer algunas pautas a internalizar para ser más exitosos.

En torno a esto, se plantean como actitudes recomendadas:

• La humildad: el creerse superior a los demás es la primera puerta a abrir para el fracaso. Es importante advertir que se trata de un puesto de dirección y que es necesario adaptar características de líder para lograr mejores resultados. Por ende, es indispensable dar a demostrar que no te las sabes todas y que estás dispuesto a aprender.
• La comunicación: una comunicación bidireccional y fluida es indispensable para lograr buenos resultados en un equipo de trabajo. Aunque se puedan establecer vías escritas para mejorar los procedimientos en torno a algunas temáticas, lo mejor es permitir también la informalidad con los miembros del equipo, así confiarán en ti y todo irá mejor.
• El respeto: dicen por ahí que hablar de más sobre otra persona habla mucho más del que emite el comentario que del aludido. Por esta razón, es indispensable asegurarse de guardar el respeto siempre por todos los que están presentes y los que no también (incluidos antiguos jefes y miembros del equipo). Si detectas que algo va mal, propón un cambio de forma inteligente. En este punto también cabe mencionar los altibajos del carácter porque parte de la estabilidad emocional del equipo radicará en evitar el mal humor y, sobre todo, los gritos.
• El compañerismo: un jefe no tiene que estar en un escalón superior a nivel personal, aunque sí en torno a la responsabilidad. Lo ideal es que se pueda mantener un ambiente de compañerismo donde exista confianza. Si alguien tiene algo que decir, lo mejor es que pueda expresarse con libertad y buscar la solución que corresponda.

Llegar a ser jefe cuesta mucho trabajo y no solo se trata de saber de qué va tu profesión sino también de tener capacidad para gestionar equipos, tiempos, planificaciones, entre otros. Ya que no eres un superhéroe, siempre es mejor empezar con buen pie en el equipo y asegurar que todos puedan trabajar con su mejor nivel por buena voluntad y no solo por el sueldo a fin de mes.