Ya sea en empresas o por profesionales independientes, el trabajo de una buena secretaria siempre es muy requerido.
Se trata de una de las salidas laborales más rápidas puesto que cualquier jefe ocupado necesita de alguien que le organice la agenda y le ayude con sus tareas cotidianas.
Si estás en búsqueda de trabajo en este rubro esta guía podrá servirte.
Estas son las preguntas que te harán en tu entrevista de secretaria:
- ¿Tienes experiencia previa?
- ¿Cómo manejas el estrés y tu relación con los superiores?
- ¿Eres buena realizando varias tareas a la vez?
- ¿Tienes experiencia con software específico?
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¿Cómo es una entrevista de trabajo para el puesto de secretaria?
Para ser secretaria no se necesitan estudios de posgrado, pero si hay actitudes y habilidad que las empresas que están en búsqueda de personal para este puesto valoran: se trata de la capacidad resolutiva, la experiencia y la capacidad proactiva que pueda llegar a tener una persona. Desde servir café a los invitados de un jefe hasta coordinar una junta en el exterior, todas esas son tareas inherentes a la secretaría y que requerirán mayor o menor capacidad de resolución.
¿Que podrían llegar a preguntarte en una entrevista para este puesto?
¿Tienes experiencia previa?
En primer lugar apuntarán hacia experiencias anteriores, independientemente del rubro en el que ejerciste de secretaria hay tareas comunes como el armado de una agenda o el contacto con socios o clientes. Demostrar que tienes el manejo de eso es un plus.
Un plus también será el manejo de idiomas, pues no sabes cuándo la empresa crecerá y comenzará a trabajar con clientes del exterior con los cuáles tengas que coordinar citas y reuniones. Asimismo, es importante el dominio de idiomas tanto de manera escrita como oral.
¿Cómo manejas el estrés y tu relación con los superiores?
Si te convocaron es porque en algún momento tu superior colapsó de tareas y necesitaba alguien que le colabore con las tareas más sencillas. Frente a momentos de colapso tu tarea es imprimir calma y tratar de que las reacciones de los superiores no afecten tu productividad. Asimismo frente a ellos debes mantener siempre una relación formal y estrictamente laboral.
¿Eres buena realizando varias tareas a la vez?
Una secretaria tiene que prestar atención a varias cosas simultáneas: atender la puerta, recepcionar gente, atender el teléfono y redactar un mail, todo ello al mismo tiempo. Es entonces cuando debes demostrar que tu atención estará centrada todo el tiempo en el trabajo.
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¿Tienes experiencia con software específico?
Una secretaria que maneja varios programas informáticos tiene un plus de ventajas frente a otras. Que seas capaz de realizar la presentación de tu jefe en Power Point mientras el termina de resolver una junta, te hace una empleada proactiva y resolutiva. No se necesitan expertos del diseño gráfico ni de la redacción, sino una persona que pueda dominar con seguridad los programas informáticos más básicos.
Cómo prepararse para la entrevista
Antes de asistir a una entrevista de trabajo siempre es importante informarse sobre la empresa y el puesto. Cuáles son las características de la empresa y de qué puesto se tratará, pues no es lo mismo una secretaria en un centro médico que una de un ejecutivo. Seguir las redes sociales de la empresa y ver sus publicaciones o adentrarse en un sitio web será de mucha utilidad para descubrir cuáles son sus valores.
Debes prepararte porque puede tocarte una entrevista personal o grupal y en el segundo caso deberás demostrar que el puesto debe ser tuyo. Seguramente tendrás que resolver hipotéticas situaciones laborales y debes estar un paso adelante de los otros candidatos. Si es el primer caso es importante realizar un repaso de la experiencia laboral y las funciones que tuviste en otras empresas.
Llevar respuestas pensadas para las preguntas comprometidas también es un plus, porque te ayudará a responder con seguridad, de manera calma y con comodidad.
¿Qué habilidades debe tener la secretaria ideal?
Está claro que una secretaria desempeña sus funciones muy cerca de puestos gerenciales o de importancia, por eso una de las principales características que debe cumplir es la confidencialidad. Si bien se pueden desempeñar en centros médicos, empresas públicas o privadas, instituciones educativas, entre otros ámbitos, hay algunas características al puesto que son comunes sin importar el lugar de trabajo. Entre ellas:
- Escribir de manera ágil, clara y concisa en computadora. A ello se suma excelente redacción y ortografía para armar solicitudes y agradecimientos.
- Ser amable, cortés y servicial tanto con sus superiores como con las otras personas pertenecientes a la institución.
- Tener una excelente gestión de la documentación institucional y mantenerla en perfecto orden en la constitución de un archivo
- Resolver las dudas administrativas que estén a su cargo, desligando de esa tarea a su superior.
- Capacidad de tomar decisiones oportunas frente a situaciones complejas o de crisis
- Mediar por el buen desarrollo de las relaciones humanas dentro de la empresa
- Tener excelente capacidad de gestión interna y externa
¿Cómo vestirse para una entrevista?
Pensar que ponerse en una entrevista de trabajo no es para nada una cuestión frívola. Por el contrario, forma parte de lo que los especialistas en recursos humanos denominan lenguaje no verbal y tiene que ver con la primera impresión que causan los gestos que utilizamos y la vestimenta que llevamos.
La clave es optar por un estilismo sencillo y minimalista ¿De qué se trata esto? de prendas de corte clásico, en colores neutros y que muestren poco de piel (sin caer en el puritanismo de la falda hasta los tobillos) además de accesorios muy pequeños y pelo sin estridencias en el peinado.
Recuerda que una secretaria hará funciones tanto internas como externas y por ende estará en contacto con el público y será una de las caras visibles del jefe y de la empresa. Por ello, es necesario que te proyectes con el código de vestimenta del lugar al que te estás postulando y te preguntes ¿Cómo les gustaría que me viera al atender en la recepción?
Algunos consejos son:
- Utiliza una blusa sencilla y con escotes cerrados. Se puede combinar con falda o pantalón y una chaqueta
- El maquillaje y los zapatos son dos complementos que dan aspecto de profesionalismo pero no deben ser ostentosos
- No vistas ropa con patrones. Si lo haces el entrevistador podría recordarte por tu ropa y no por tu currículum vitae.
- Si se utiliza perfume debe ser muy sutil para no ser invasivo
- La ropa demasiado ajustada no es una buena elección. Siempre es mejor enviar el mensaje de mujer conservadora que una demasiado osada
- No se debe utilizar aretes colgantes excesivamente grandes ni zapatos abiertos con correas o tacos puntiagudos. Es mejor un zapato clásico y cerrado.
Mejor preguntar que quedarse con la duda
La sonrisa y la cortesía siempre son bien vistas en una entrevista de trabajo. También el simple gesto de recordar el nombre del entrevistador y llamarlo por su nombre. En toda entrevista, además, está contemplado que los entrevistadores brinden un espacio al finalizar la entrevista para que los candidatos puedan realizar las consultas que les quedaron pendientes.
Es importante que las preguntas vayan apuntadas a cuestiones muy puntuales de temas tratados anteriormente o a temas que no se trataron con antelación, de lo contrario significará una falta de atención para con los entrevistadores. Por otro lado, es importante no insistir en preguntas que son evadidas o realizar interrogantes referidos a cuestiones personales de los entrevistadores.
Asimismo, es fundamental que puedas retirarte de la entrevista laboral conociendo un aproximado de lo que será tu remuneración.
Entre lo que podrías preguntar se encuentran estos puntos:
¿La empresa ofrece formación para sus empleados?
Es importante conocer si tendrás posibilidades de crecimiento dentro de la empresa o si te apoyan en tu decisión de tomar capacitaciones en otros lugares pero que podrían implicar utilizar algunos momentos de tu horario laboral.
¿Cómo será mi equipo de trabajo?
Mediante esta pregunta conocerás con cuántos superiores trabajarás, si tendrás que realizar un trabajo interdisciplinario o con pares e incluso si tendrás gente a cargo.
¿Quién trabajaba antes en este puesto?
Puede ser que el llamado surja como un puesto nuevo o por la baja de un empleado anterior. En este segundo caso es muy importante conocer cuál fue el motivo de la baja, pues allí te darás cuenta con cuáles dificultades te encontrarás a la hora de tomar el puesto.
Las cartas de agradecimiento son necesarias y bienvenidas
Actualmente, se ha puesto de moda enviar una carta de agradecimiento al personal de recursos humanos luego de la entrevista laboral. Este documento siempre está bien visto porque simboliza y refuerza el interés del candidato en formar parte de la empresa. A la hora de redactarla se debe tener en cuenta que debe enviarse a la brevedad: ni inmediatamente después de la entrevista porque podríamos parecer desesperados ni muy lejos en el tiempo porque podría significar dejadez. Lo ideal es hacerlo dos o tres días después de la entrevista.
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Es trascendental que la firma del candidato esté manuscrita y que sea clara y precisa, no muy extensa. Lo ideal es una extensión de 3 o 4 párrafos y que esté dirigida a la persona que nos realizó la entrevista o al departamento que pertenece.
Un modelo que podrías utilizar es el siguiente
Ciudad, fecha
Estimado xxxxx
Dpto. Recursos Humanos Empresa xxxx
De mi mayor agrado:
A través de la presente, le envío mi gratitud por la entrevista que me realizó el último viernes 15 de mayo para ocupar el puesto de secretaria en la empresa de la que forma parte.
Resultó un tiempo sumamente valioso para mi persona y me agradó conocer los valores con los que cuenta la empresa. Asimismo, conocí que las habilidades y aptitudes requeridas para el puesto coinciden ampliamente con mi perfil y mi experiencia profesional.
Reitero, además, mi interés genuino en formar parte de tan prestigiosa corporación para aportar con mi desempeño y desde mi humilde lugar todo aquello que ustedes consideren necesario.
Poniéndome a disposición para nuevos encuentros de intercambio laboral, los saludo cordialmente.
Firma manuscrita del candidato.
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